Електронната поща и размяната на имейли е най-модерният, съвременен и удобен начин за бърза служебна кореспонденция, а и не само. Както при всяка официална писмена комуникация, така и при писането на имейли съществуват някои правила, които е добре да спазваме, за да се отнасяме към ангажиментите си уважително и по подобаващ начин.

Кои са златните правила, които да следваме, когато пишем имейли?

6 неща, които да не казвате на работа>>

1. Отговаряйте с внимание.

Не бързайте да отговаряте преди да сте осмислили отговора си и дали е необходима реакция от ваша страна. Всичко зависи от естеството на имейла, който сте получили. Ако например имейлът е адресиран до много хора, отговорете на онези, които евентуално изискват вашия отговор. Връщането на имейл до всички е препоръчително, но не е задължително.

2. Никога не оставяйте полето за тема на имейла празно.

Адекватният избор на тема и ключови думи в полето за писане на заглавие на имейла помага на реципиентите да се ориентират в списъка със служебни имейли, който понякога може да е наистина дълъг. Някои имейл системи напомнят за поставяне на заглавие преди пускане на писмото.

5 начина да се чувствате по-щастливи на работа>>>

3. Отговаряйте навреме.

Ако имейлът, който сте получили, изисква отговор, не го бавете. Понякога е от значение дори ако просто отговорите с „благодаря, получих имейла Ви“. Ако е необходимо събирането и систематизирането на информация, няма как, разбира се, да отговорите веднага, но е важно да информирате адресата, че сте прочели имейла му и че ще получи отговор в най-скоро време.

Още по темата

4. Пренасочвайте с голямо внимание.

Много грешки се случват именно когато се наложи да пренасочите или препратите имейл към други получатели, които не са включени в първоначалния списък с реципиенти. Преди всичко не бързайте. Оценете внимателно темата и съдържанието на имейла, за да подберете подобаващо колегите, на които е добре да го препратите.

Какво да правим, ако сгрешим на работа?>>>

5. Споделете веднага, ако в пощата ви има вирус.

Вирусите могат да засегнат всички имейли на един сървър. Затова е добре винаги да уведомявате колегите си, ако сте забелязали, че във вашата поща има вирус.